De belastingaangifte 2016

16-3-2017 door: Redactie
In de loop van een jaar verzamelt u heel wat papieren, documenten, gegevens, enz. En die bewaart u allemaal in uw administratie. Nu het nieuwe jaar weer begonnen is, wilt u uw administratie opschonen. Wat is de bewaarplicht voor uw administratie? Wat zijn de regels?

De bewaarplicht en bewaartermijn
Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om uw administratie zeven jaar te bewaren. Deze (fiscale) bewaartermijn geldt onder andere voor:
• het grootboek (alle uitgaven en ontvangsten);
• de debiteurenadministratie (verzonden facturen en verkoopfacturen);
• de crediteurenadministratie (ontvangen facturen en inkoopfacturen);
• de voorraadadministratie (ontvangen, geleverde en op voorraad zijnde goederen);
• de loonadministratie.

Uitzonderingen
Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor onroerende goederen in verband met de zogenaamde fiscale herzieningsperiode. Onderstaande lijst geeft een overzicht van de bewaartermijnen:

Bewaartermijn
7 jaar: algemene administratie, facturen, jaarrekening en evt. accountantsverklaring, winst- en verliesrekening, zakelijke agenda, kilometerregistratie, subsidie-administratie.
5 jaar: (vanaf einde kalenderjaar waarin dienstbetrekking is geëindigd) Gegevens loonadministratie na einde dienstbetrekking (fiscaal belang).
2 jaar: (vanaf uitdiensttreding) Gegevens personeelsdossier, zoals correspondentie (dus géén fiscaal belang).
10 jaar: Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed.


De fiscale bewaarplicht
Voldoet u niet aan de fiscale bewaarplicht, dan riskeert u een boete en zelfs een strafrechtelijke vervolging. Over allerlei overige gegevens kunt u met de Belastingdienst een afspraak maken over een kortere bewaartermijn.

Bewaarplicht van digitale facturen
Digitale facturen moeten digitaal bewaard blijven. U moet kunnen aantonen dat de facturen niet gewijzigd zijn nadat u deze verzonden of ontvangen heeft. Het is niet toegestaan om digitale facturen uit te printen en ze vervolgens te verwijderen. Papieren facturen die u verstuurt of ontvangt, kunt u weliswaar scannen en digitaal opslaan, maar dan is het toch raadzaam om ook de papieren versie te bewaren. Een factuur moet namelijk de zogenaamde echtheidskenmerken nog bevatten. Daarom moet u facturen in de originele vorm bewaren.

Tip
Verstuurt of ontvangt u facturen als pdf-bestand? Bewaar dan het oorspronkelijke e-mailbericht met het pdf-bestand. Verder kan het ook wenselijk zijn om uit juridisch oogpunt bepaalde documenten (langer) te bewaren dan de hierboven genoemde bewaartermijn(en). Denk hierbij aan bijvoorbeeld overeenkomsten en notariële aktes.

Disclaimer | Copyright© 2017 Kempen Media b.v. | Ontwerp & realisatie Kempen Communicatie
Kempen Media b.v. is partner van Kempen Communicatie b.v.
Kempen Communicatie: Strategie, Creatie, Realisatie